Hay varias razones por las cuales podemos llegar a necesitar estimar el esfuerzo de los recursos humanos:
Para luego cotizar honorarios profesionales
Para luego comparar las horas estimadas contra las reales de una tarea
Para comprometer una fecha de finalización
Etc…

Necesitamos medir para poder estima?

Estimar no es medir

Si bien esto puede resultar una obviedad la verdad es que muchas veces cuando pedimos estimaciones nos encontramos con la respuesta:

No sé cuanto puedo tardar porque nunca lo hice

Y claramente esto es un error. Aunque claro…, sería ideal saber cuanto demora cada una de las tareas que hay que realizar, pero eso implica que ya hayamos realizado esas tareas y que las hayamos medido. Y eso no es normalmente lo que pasa o lo que podemos hacer en el momento.
Imaginen que tenemos que estimar un trabajo para un cliente y primero lo tengamos que hacer para luego saber cuanto esfuerzo requirió, luego le entregamos la estimación y por último el cliente decide no hacerlo. Claramente no es el camino…

Reducir a la mínima expresión

El primer paso entonces es desglosar el trabajo en tareas y subtareas, de manera que estas queden en su mínima expresión.
Al ser tareas más pequeñas podremos imaginarnos si se pueden realizar en medio día, un día entero o tal vez dos.

Es importante tener en cuenta que las tareas que dependan de entrega de un proveedor o un tercero, van a tener que contemplar el tiempo que comprometan estos. Pidan siempre estos compromisos en el peor escenario.

Agrupar tareas dependientes e independientes

Por último tenemos que identificar cuáles tareas se podrían hacer en paralelo, y cuales no. Esto permitiría reducir tiempo de entrega, siempre que tengamos más recursos para trabajar.
En el ejemplo anterior, enfocados en la sub-tarea de aspirar, si tuviéramos dos aspiradoras y dos personas podríamos reducir el tiempo a la mitad, aunque el esfuerzo en tiempo sería el mismo ya que lo tenemos que multiplicar x2.

Conclusión

La estrategia de dividir cada tarea en sub-tareas de menor expresión no solo es una manera que permite estimar tiempo, esfuerzo y por ende costos, sino que también nos permite un mayor entendimiento de la problemática y sus implicancias.
Dicha identificación de las distintas tareas es un requerimiento para un planeamiento integral.

Nota

Este artículo pretende ser una minimización de la teoría de planeamiento, a efecto de responder una simple estrategia de estimación de tiempos, y no una teoría en sí.