Categoría: Efectividad

Y… para cuándo lo tendrían? – (¿Cómo estimar?)

Hay varias razones por las cuales podemos llegar a necesitar estimar el esfuerzo de los recursos humanos:
Para luego cotizar honorarios profesionales
Para luego comparar las horas estimadas contra las reales de una tarea
Para comprometer una fecha de finalización
Etc…

 

Necesitamos medir para poder estima?

 

Estimar no es medir

Si bien esto puede resultar una obviedad la verdad es que muchas veces cuando pedimos estimaciones nos encontramos con la respuesta:

No sé cuanto puedo tardar porque nunca lo hice

 

Y claramente esto es un error. Aunque claro…, sería ideal saber cuanto demora cada una de las tareas que hay que realizar, pero eso implica que ya hayamos realizado esas tareas y que las hayamos medido. Y eso no es normalmente lo que pasa o lo que podemos hacer en el momento.
Imaginen que tenemos que estimar un trabajo para un cliente y primero lo tengamos que hacer para luego saber cuanto esfuerzo requirió, luego le entregamos la estimación y por último el cliente decide no hacerlo. Claramente no es el camino…

Reducir a la mínima expresión

El primer paso entonces es desglosar el trabajo en tareas y subtareas, de manera que estas queden en su mínima expresión.
Al ser tareas más pequeñas podremos imaginarnos si se pueden realizar en medio día, un día entero o tal vez dos.

Es importante tener en cuenta que las tareas que dependan de entrega de un proveedor o un tercero, van a tener que contemplar el tiempo que comprometan estos. Pidan siempre estos compromisos en el peor escenario.

 

 

Agrupar tareas dependientes e independientes

Por último tenemos que identificar cuáles tareas se podrían hacer en paralelo, y cuales no. Esto permitiría reducir tiempo de entrega, siempre que tengamos más recursos para trabajar.
En el ejemplo anterior, enfocados en la sub-tarea de aspirar, si tuviéramos dos aspiradoras y dos personas podríamos reducir el tiempo a la mitad, aunque el esfuerzo en tiempo sería el mismo ya que lo tenemos que multiplicar x2.

Conclusión

La estrategia de dividir cada tarea en sub-tareas de menor expresión no solo es una manera que permite estimar tiempo, esfuerzo y por ende costos, sino que también nos permite un mayor entendimiento de la problemática y sus implicancias.
Dicha identificación de las distintas tareas es un requerimiento para un planeamiento integral.

Nota

Este artículo pretende ser una minimización de la teoría de planeamiento, a efecto de responder una simple estrategia de estimación de tiempos, y no una teoría en sí.

¿Cómo concretar los Objetivos?

Como cada final de año, uno tiende a mirar atrás y reflexionar sobre las cosas que se lograron, los cambios, avances y retrocesos. ¿Y que hay con las que no logramos? ¿Por qué no lo hicimos?

Está última pregunta es la más valiosa que nos podemos hacer al cerrar un ciclo, ya que responderla, total o parcialmente, nos puede dar un aprendizaje.

Hay más aprendizaje en los errores que en los aciertos.

En los errores, pseudos fracasos, podemos identificar aquellas lecciones que necesitamos para superar nuestros puntos débiles.

Entonces, ¿Por qué no logre los objetivos?

En internet podrán encontrar distintos modelos y herramientas para gestion de objetivos o proyectos, mucho más a detalle y con todas las ramificaciones posibles.
Mi intención no es redefinir, sino hacer un modelo minimo que nos permita ver el espiritu que está detrás del enfoque.

Porque definí el objetivo, pero no un plan para lograrlo.

Sin un plan un objetivo pasa a ser solo un deseo circunstancial

No tener un plan reduce mucho sus posibilidades de concretar una iniciativa.
Al no tener un plan no podemos identificar que acciones contribuyen al cumplimiento del objetivo, y además, el desarrollo de un plan genera en el subconciente un mayor foco por el objetivo.
Otro beneficio del plan es que da dimensión, mientras desarrollamos el plan identificamos las tareas, su dificulta, tiempo de ejecución y como resultado entendemos que implica cumplir el objetivo.

 

Definí un plan pero no lo ejecute

Las cosas diarias nos hacen perder el foco

Solemos pensar objetivos en momentos particulares, pero al otro día perdemos el interés y simplemente lo olvidamos.
Para lograr un objetivo tenemos que generar hábitos que nos pongan día a día en foco. Y como todo hábito, se genera de manera forzada al principio (quisas agendando una alarma para un momento determinado del día) hasta que nuestro subconciente registra el hábito.

Es importante definir una cantidad de tiempo semanal que dedicaremos al objetivo

Si el objetivo fuera aprender un nuevo idioma podriamos definir que semanalmente practicaremos 4 hs. Luego vamos a pensar en que momento de la semana podemos dedicarle ese tiempo (por ejemplo 2hs. el martes y 2hs. el jueves) y por ultimo, agendamos una alarma en ese momento para recordar hacerlo.

Lo más importente en este punto es que cuando suene la alarma no podemos postergar la tarea, ya que eso va a generar el hábito de la postergación, y finalmente acabará con nuestro objetivo.

 

Ejecuté el plan pero no funcionó

Este es el menor de los problemas ya que no es un problema de foco, sino que seguramente es producto de una mala interpretación de la información ya sea por relevar mal o por un cambio de contexto que no supimos identificar.

Sin enbargo en este caso también es necesario establecer un buen procedimiento de análisis, porque de cuan bueno sea ese análisis depende que tanto podamos aprender del error, y lo más importante… por lo menos no volver a cometer los mismos errores.

En este sentido tenemos que poner foco en que información queremos obtener, y para esto podemos usar una abstracción como linea base:

  • Repasar las tareas e identificar cuales pueden verificarse hayan sido exitosas.
  • Luego nos queamos con las que no pudimos verificar éxito
  • Si no encontramos que alguna de esas tareas estaba mal con solo mirarla, redefinirla de manera que sea medible su éxito.
  • Definir puntos de control para poder identificar si en algún momento no se está avanzando o hay un cambio de contexto.
  • Definir una lista de tareas que no se deben hacer ya que son opuestas a el logro del objetivo. Esto a veces sirve para identificar cuando alguna acción que estamos tomando de manera automática es opuesta al logro del objetivo.

Conclusión

Podemos resumir que para tener altas chances de lograr un Objetivo y que no quede en algo esporadico que deseamos alguna vez tenemos que seguir estos lineamientos:

  • Definir un plan desglosando en la mayor cantidad de tareas pequeñas.
  • Mantener el foco y no postergar tareas
  • Y controlar el avance y redefinir tareas si es que no avanzamos.

Espero les haya sido útil la lectura.